Privacyverklaring R.S.V.U. ‘Okeanos’
Deze website is onderdeel van informatievoorziening voor leden van de Roeiverenigingen van Studenten aan de Vrije Universiteit ‘Okeanos’, hierna te noemen Okeanos, en andere belanghebbenden.
Identiteit en contact
Roeivereniging van Studenten aan de Vrije Universiteit ‘Okeanos’
Bosbaan 8
1182 AG Amstelveen
020-6448988
bestuur@okeanos.nl
Persoonsgegevens en doeleinden voor verwerking leden
Bij inschrijving voorziet u Okeanos van de volgende gegevens:
- Naam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, onderwijsinstelling en studie.
- Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de correcte registratie in onze ledenadministratie en roeiwedstrijden
- Bank en bankrekeningnummer o
- Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de administratie van contributie, roei-bijdragen, bestellingen en consumpties. •
- Lengte, gewicht, motivatie en sportverleden o
- Deze gegevens gebruikt Okeanos om u tijdens de introductietijd in een passend roeiteam te plaatsen, door middel van persoonlijke beoordeling. Deze gegevens zullen verwijderd worden na een termijn van 1 jaar.
Bij inschrijving worden uw gegevens opgeslagen in het digitale inschrijfsysteem van Okeanos. Na een termijn van 2 jaar na uitschrijving worden direct identificeerbare gegevens geanonimiseerd. De indirecte identificeerbare gegevens (zoals geslacht en sportverleden) worden maximaal 10 jaar bewaard. Deze gegevens worden gebruikt voor onderzoeken voor ledenwerving.
Uw persoonsgegevens worden ingevoerd in onze ledendatabase ten behoeve van de ledenadministratie. Uw persoonsgegevens worden ingevoerd in het digitale betaalsysteem zodat Okeanos uw bestellingen, consumpties, contributie en roei-bijdragen kan administreren en incasseren. Daarnaast worden uw persoonsgegevens vanuit daar verspreid naar diverse applicaties die Okeanos ondersteunen bij het voeren van de administratie, zoals het Steepsysteem of het boekhoudprogramma.
De gegevens worden na het uitschrijven nog maximaal 2 jaar bewaard, ten behoeve van het afhandelen van eventuele lopende zaken en de mogelijkheid om opnieuw lid te worden. Tevens wordt de financiële administratie 7 jaar bewaard, om te voldoen aan de wettelijke verplichting. Voor de volgende type leden wordt een uitzondering gemaakt en worden de gegevens na uitschrijven niet verwijderd:
- Oud-bestuursleden. Deze gegevens (naam en e-mailadres) worden bewaard voor historische waarde en om deze personen uit te kunnen blijven nodigen voor evenementen.
- Oud-wedstrijdroeiers. Deze gegevens (naam en e-mailadres) worden bewaard voor historische waarde en om deze personen uit te kunnen blijven nodigen voor evenementen.
User op website
Als lid krijgt u een user-account op de Okeanos website. Uw direct identificeerbare gegevens zijn zichtbaar voor leden en sociëteitsbegunstigers. Dit zijn de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en studie. Ten allen tijde kan u uw eigen gegevens wijzigen of verbergen.
Als lid van Okeanos maakt u gebruik van een aantal systemen op de website voor administratie. Dit omvat:
- Inschrijvingen voor evenementen en lijsten
- Aankoophistorie door middel van Streepsysteem
- Afschrijvingen voor botenboek
Derden
Okeanos deelt uw persoonsgegevens niet met derden, behoudens in de volgende gevallen:
- Okeanos is, als KNRB (Koninklijke Nederlandse Roei Bond) aangesloten vereniging, verplicht contactgegevens van onze leden in te voeren in het systeem van de KNRB. Dit is noodzakelijk om wedstrijden te mogen starten.
- Indien u uw lidmaatschap opzegt, worden uw persoonsgegevens gedeeld met de vereniging Oud Okeanos voor eventuele ledenwerving. Een lidmaatschap bij Oud Okeanos is vrijwillig.
- Disputen krijgen, mits dit relevant is voor het dispuut, een lijst met namen en e-mailadressen om leden uit te nodigen voor activiteiten.
- Okeanos laat uw persoonsgegevens verwerken door een aantal aanbieders van digitale dienstverlening (Exact, Streepsysteem, Botenboek, PC Extreme, TransIP en Mailchimp) ten behoeve van een efficiënte organisatie van de vereniging. Okeanos heeft met deze gegevensverwerkers overeenkomsten gesloten om er voor te zorgen dat uw gegevens goed beschermd zijn.
Logbestanden, websitestatistieken en cookies
Okeanos gebruikt Google Analytics om statistieken over de site en bezoekers te meten. Alle data wordt geanonimiseerd en versleuteld voordat het verstuurd wordt. De geanonimiseerde data wordt 26 maanden bewaard. Okeanos gebruikt naast Google Analytics op de website enkel functionele cookies wanneer een gebruiker is ingelogd om informatie op te slaan over de actieve sessie.
Om de veiligheid en stabiliteit van de digitale omgeving te waarborgen worden digitale logbestanden verzameld bij een sitebezoek. Deze logbestanden bevatten IP-adressen in combinatie tijdstippen en bezochte URL’s. Deze logging blijft maximaal 12 maanden bewaard en is alleen toegankelijk voor een beperkt aantal websitebeheerders die door het bestuur zijn aangewezen.
Beveiliging van persoonsgegevens
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo optimaal mogelijk te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en misbruik. In dit kader zijn er onder meer de volgende maatregelen geïmplementeerd:
- Rechten tot de site en persoonsgegevens worden verstrekt via het digitale rechtenbeheer. Zodra een lid een functie, waarvoor specifieke rechten benodigd zijn, niet meer bekleedt, verliest dit lid automatisch zijn/haar rechten.
- Alle gegevens staan opgeslagen in een adequaat beveiligde databases. De database is alleen toegankelijk voor een beperkt aantal beheerders.
- Wachtwoorden worden nooit plain-text in de database opgeslagen. Er wordt gebruik gemaakt van moderne encryptietechnieken voor authenticatie en autorisatie.
- Alle gebruikte software wordt met regelmaat bijgewerkt om kwetsbaarheden te voorkomen. De site wordt continu gemonitord op inbraakpogingen en lekken.
Recht tot inzage
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen. Het gaat hierbij om een bewaartermijn van twee jaar na uitschrijven, uitzonderingen daargelaten. U heeft het recht ons eerder te verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
U heeft tevens het recht om inzage, wijziging, aanvulling of om gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens te verzoeken. Verder kunt u een verzoek indienen om een bepaalde gegevensverwerking te beperken, dan wel hier bezwaar tegen te maken. U kunt hiertoe schriftelijk of per e-mail een verzoek aan ons richten via onze contactgegevens onder het kopje “Identiteit en contact”.
Na ontvangst van het verzoek zal binnen de wettelijke termijn van vier weken worden gereageerd.
Contact - vragen of klachten
Voor vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens, kunt u schriftelijk of per e-mail contact opnemen met het bestuur.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De Nederlandse toezichthouder met betrekking tot gegevensbescherming is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Toepasselijk recht Dit privacybeleid, alsmede alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit privacybeleid, worden uitsluitend beheerst door de Nederlandse wet. Wijzigingen Het recht wordt behouden om dit privacybeleid aan te passen opdat de conformiteit met de toepasselijke wet- en regelgeving wordt gewaarborgd. Het verdient aanbeveling dit privacybeleid met enige regelmaat te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
Amstelveen, 23 mei 2018